قسم الوثائق والبيانات
تعد عمادة القبول والتسجيل من أهم العمادات التي تستعمل الوثائق في غالبية معاملاتها اليومية والمتعلقة بالطلبة والخريجين والملتحقين الجدد بالجامعة وحيث أن أرشفة وأتمتة الوثائق اليومية الخاصة بعمادة القبول والتسجيل والمتعلقة بعمليات و التسجيل والتأجيل وإعادة القيد والمعادلات الانسحاب .. الخ وكذلك طلبات الالتحاق للطلبة الجدد ومعاملات الخريجين تضمن الدقة وسلامة المعايير المتعلقة بالعمل الإداري لذا برزت الحاجة الماسة لقسم الوثائق والبيانات لوجود تراكم واضح في الوثائق ذات الأهمية بحيث يتحتم على عمادة القبول والتسجيل الاحتفاظ بها يدويا و إلكترونياً لتوفير الدقة في العمل وتوثيق هذه المعاملات وضمان عدم ضياعها او تلفها .
مهام قسم الوثائق والبيانات
- إستصدار الوثائق باللغتين العربية والإنجليزية .
- إثبات طالب : يعتبر إثبات الطالب وثيقة رسمية تثبت أن الطالب على رأس دراسته أو أنه قد درس في الجامعة منذ بداية فصل معين و حتى نهاية فصل معين, و يستطيع الطالب الحصول على هذه الوثيقة من خلال التوجه إلى عمادة القبول و التسجيل.
- اشعار توقع تخرج: تعتبر وثيقة إشعار توقع تخرج وثيقة رسمية تثبت أن الطالب يتخرج في نهاية فصل معين, و يصح للطالب الحصول على هذه الوثيقة في نفس فصل التخرج فقط. , و يستطيع الطالب الحصول على هذه الوثيقة من خلال التوجه إلى عمادة القبول و التسجيل.
- إصدار بطاقة جامعية : يتم إصدار بطاقة جامعية للطالب بعد الإنتهاء من إجراءات التسجيل و دفع الرسوم و القسط الدراسي. و يمكن للطالب الذي أضاع بطاقته الجامعية أو الذي يملك بطاقة جامعة تالفة أن يصدر بطاقة جامعية جديدة و ذلك عن طريق التوجه إلى عمادة القبول و التسجيل و طلب إصدار بطاقة جامعية جديدة و دفع الرسوم المترتبة على ذلك.
- كشف علامات طالب : وثيقة رسمية توضح الوضع الأكاديمي للطالب حيث أن هذا الوثيقة مثبت فيها جميع الفصول الدراسية التي درسها الطالب أو أجلها منذ التحاق الطالب في الجامعه و المساقات التي درسها و علاماته في هذه المساقات. و تقسم وثيقة كشف علامات الطالب إلى وثيقة أصلية و وثيقة للإطلاع فقط.
كيفية الحصول على وثيقة كشف العلامات ؟
بعد استيفاء براءة الذمة يتوجه الطالب إلى عمادة القبول و التسجيل مع وثيقة براءة ذمة من الدائرة المالية, كما يتم عمل نفس الإجراءات المسبقة بدون طلب براءة ذمة في حال كان المطلوب وثيقة للإطلاع فقط.
2. استصدار نسخ مصدقة من من وثائق التخرج:
يستطيع الطالب الخريج استصدار نسخ مصدقة إضافية من شهادته و يتطلب منه الإجراءات التالية:
*. إحضار وثائق تخرجه الأصلية حتى يتم تصويرها.
*. مراجعة الدائرة المالية لإتمام براءة الذمة.
*. دفع رسوم النسخ الإضافية لدى عمادة القبول و التسجيل.
* في حال عدم توفر وثائق تخرج الطالب الأصلية يستطيع أن يقوم باستصدار نسخ بدل فاقد من عمادة القبول و التسجيل.
3. إعداد إحصائية خاصة بأعداد الطلبة المتوقع تخرجهم في نهاية كل فصل لاعتمادهم من مجلس العمداء.
4. إعداد الاحصائيات الخاصة بالخريجين وحفظها الكترونيا وتقديمها للجهات المختصة عند الطلب.
5. الاحتفاظ بالوثائق والمستندات وفق المعايير المتبعة سواء يدوية أو إلكترونية .
6. تسهيل عملية استرجاع الوثائق والمعلومات بأسلوب سهل وسريع عند الحاجة إليها.
7. تدقيق الوثائق الخاصة بالطلبة والخريجين لتسهيل العمل وتوفير الجهد والوقت والتكاليف.
8. تحديث الوثائق والمعلومات بما يضمن عدم حدوث ازدواجية وتكدس للوثائق.
9. تطوير السياسات والإجراءات المتعلقة بجمع المستندات وفقا للمعايير المتعارف عليها بما يتماشى مع احتياجات العمادة وتطورها المستقبلي.
10. تصنيف الوثائق وفرزها بصورة سهلة ومرنة وبطريقة ألية تضمن مشاركة المستخدمين في العمادة في الاطلاع على هذه الوثائق.